一、任务管理系统的核心要素
效率工具的根本目的是建立一个可信任的外部大脑，清空大脑中的记忆负担。收件箱收集所有想法和待办事项，然后逐一清理分类。项目和标签的双维管理让任务既有上下文又有关联性。
二、日程管理的时间块方法
日历不应只是会议记录本，而应成为时间的主动分配工具。时间块方法将一天分为若干专注时段，每个时间块对应特定的工作类型。多日历的分层管理让个人事务、团队协作和项目节点互不干扰。
三、笔记系统的知识沉淀
笔记工具的价值在于将碎片化的信息连接为结构化的知识网络。双向链接让不同的笔记之间产生上下文关联。原子化的笔记原则建议每篇笔记只聚焦一个概念或想法，提高复用的灵活性。
四、自动化的工作流串联
效率工具的价值释放依赖各工具之间的自动化串联。自动化服务将不同应用连接起来，比如自动将邮件附件保存到网盘。常用工作流的自动化减少了重复的手工操作。